Não há na legislação tributária determinação expressa quanto à forma de escrituração do livro Caixa, limitando-se tão somente a explicar o seu conteúdo. Cabe observar, por ser um livro de escrituração parcial, registrando somente as entradas e as saídas de recursos financeiros, por meio do caixa e de bancos, não é adotado as partidas dobradas, procedimento inerente ao registro contábil formal.

A escrituração do livro Caixa deve representar com clareza e precisão os fatos nela registrados. Pode ser diária ou mensal, no caso da escrituração mensal, deve ser indicado as datas em que as operações foram realizadas.

Livros utilizados para a escrituração

Pode ser utilizado para escrituração, o modelo de livro Caixa comercializado pelas papelarias, ou adotado modelo próprio que atenda as necessidades específicas de cada empresa. Se a escrituração for feita por processamento de dados os formulários devem ser numerados sequencialmente. Concluída a escrituração, os formulários devem ser encadernados. A escrituração deve ser feita sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transporte para as margens.

Assinatura e registro do livro

O livro Caixa deve ser escriturado por estabelecimento e conter termos de abertura e encerramento, e ser assinado pelo representante legal da empresa e pelo contador responsável pela sua escrituração. Não é exigido o seu registro em qualquer órgão ou repartição, de acordo com os esclarecimentos prestados pela Secretaria da Receita Federal sobre a Lei 8541/92, para as empresas tributadas pelo lucro presumido e sobre o Simples Federal.

Prazos para escriturar

A escrituração deverá ser efetuada até a data de vencimento do prazo para pagamento do SIMPLES, ou seja, até o dia 20 do mês subsequente àquele em que houver sido auferida a receita bruta.

Escrituração contábil

As empresas enquadradas no Simples Nacional estão dispensadas da escrituração contábil apenas para fins de apuração e recolhimento do imposto, lembrando, que a obrigatoriedade da escrituração contábil está contida em diversas legislações vigentes, como o Código Civil, a Lei das Sociedades por Ações, o Código Tributário Nacional etc. As empresas que mantém a escrituração contábil possuem informações para tomada de decisões, controle de patrimônio, planejamento e gestão adequada de seus negócios, dentre outros benefícios.